タイムボックスとは

タイムボックスは、ソフトウェア開発の進め方から広まった言葉ですが、ここでは会議やワークショップで、議題やワークごとに時間の枠を決めて区切る考え方の意味で書きます。

意味

「時間の箱」という意味の言葉です。先に時間の箱を決め、その中に作業を入れます。箱からあふれたら、箱を大きくするのではなく、中身のほうを減らすか、次の箱に回します。

ふつうの予定の立て方は、「やることを決めて、それにかかる時間を見積もる」です。タイムボックスは逆で、「使える時間を決めて、その中でできることをする」と考えます。英語の timebox から来ていて、「この議題は10分でタイムボックスしよう」のように動詞としても使います。

会議やワークショップでは、次のように使います。

• 議題ごとに分数を決め、アジェンダに書く
• ワークごとに時間を決め、時間が来たら途中でも区切る
• 時間内に終わらなかったら、延ばすか、次の回に回すかをその場で決める

時間に区切りがあると、話す人は要点から話すようになり、聞く人も「あと何分でこの議題が終わるか」が分かって集中しやすくなります。

使い方と例文

• アジェンダを作るときに：「議題は3つなので、15分・10分・5分でタイムボックスします。残りの5分は終わりの確認に使います」
• 当日の進行で：「この議題の時間が来ました。5分延ばして今日決めるか、来週に回すか、どちらにしますか」
• ワークの指示で：「ここから8分で、案を付箋に書いてください。8分たったら、途中でもペンを置きます」

似た言葉との違い

タイムボックスは「時間の決め方」、タイムキーパーは「時間を見る人」です。タイムボックスを決めても、当日に時間を知らせる人がいないと守られにくいので、ふつうは両方を組み合わせます。タイムテーブルはイベント全体の時刻を並べた表で、タイムボックスはその中の一つひとつの枠の使い方の考え方です。タイムテーブルの各枠を、タイムボックスとして守る、と考えると分かりやすくなります。

実務で気をつけること

• 分数は、議題の重さで割りふる：全部の議題を同じ時間にすると、決める議題の時間が足りなくなります。決める議題には長く、共有だけの議題には短く、と主催者がアジェンダを作るときに決めます。分数の合計は会議の枠より少し短くしておくと、延びたときの余白になります。
• 時間が来たときに、延ばすかを決める人を先に決める：進行役なのか、その議題の担当なのか。決めていないと誰も区切れず、ずるずる延びます。延ばすときは「5分だけ」と、次の箱の大きさも言います。
• 終わりの確認の箱は、削らない：時間が押すと、最後の確認の時間が消えがちです。削るなら議題のほうを次の回に回し、決まったことを確かめるラップアップの時間は残します。
• 残り時間は、全員に見えるようにする：進行役の手元の時計だけでは、参加者は時間を意識しません。画面やボードにタイマーを出すか、時間を見る係が「残り2分です」と声をかけます。
• 無理な箱は、早めに見直す：5分で決まらない議題を5分にすると、毎回延びて、箱そのものが信用されなくなります。2回続けて延びた議題は、次から時間を見直します。くり返す会議での時間の割り方は定例会議の進め方にもまとめています。