アジェンダとは

アジェンダは、政治の世界で「取り組むべき課題」や「政策の方針」の意味でも使われますが、ここでは会議やワークショップの進行表の意味で書きます。

意味

アジェンダは、その場で話す議題と、その順番、それぞれにかける時間を並べたものです。英語の agenda は、もとは「なすべきこと」という意味の言葉です。日本語では「議題」「議事次第」「進行表」と言い換えられます。

議題の名前だけを並べたものもアジェンダと呼ばれますが、それだけでは当日に役立ちません。使えるアジェンダには、次の4つが入っています。

• 議題：何について話すか
• 種類：報告か、相談か、決めるのか
• 時間：何分かけるか。誰が話すか
• 終わったときの状態：この議題が終わったら、何が決まっているか

とくに大事なのが種類です。報告と決めることがまざったまま並んでいると、報告に時間をとられて、決める議題が次回に回ります。

ワークショップのアジェンダでは、議題の代わりに「何をするか」を並べます。たとえば「チェックイン10分」「一人で書く10分」「4人で話す20分」「全体で共有15分」のように、話す・書く・選ぶの形と時間を並べると、進行役が当日に迷いません。休憩も時間を決めてアジェンダに入れておきます。

使い方と例文

• 案内のメールで：「明日のアジェンダをお送りします。3つ目の議題は決めるものです。前もって資料に目を通しておいてください」

• 当日の冒頭で：「今日のアジェンダは3つです。最後の15分で、来月の担当を決めます」

• 時間が押したときに：「2つ目の議題が延びています。アジェンダの4つ目は報告だけなので、チャットで共有にして、次に進みます」

• 前もって相談するときに：「アジェンダの2つ目は相談の議題にしています。結論は出さず、案を集めるところまでです」

似た言葉との違い

アジェンダは「これから何をするか」、議事録は「何が決まったか」です。アジェンダに書いた「終わったときの状態」と、議事録に残った結果を見比べると、その会議がうまくいったかが分かります。半日から2日のワークショップや合宿では、時間ごとのアジェンダをもっと細かく組みます（オフサイトミーティングの進め方に例があります）。

実務で気をつけること

• 前日までに送る：当日の朝に送ったアジェンダは、ほとんど読まれません。作るのは主催者か事務局で、前日の昼までに参加者に送ります。資料を読んでおいてほしい議題には、そのことを書きます。
• 決める議題を前のほうに置く：報告から始めると、決める時間が削られます。決める議題を先に置き、報告は最後か、文書で済ませます。決め方の型は定例会議の進め方にまとめています。
• 議題を出してもらう締め切りを決める：定期の会議では、議題を集める日を決めておきます。「前々日の夕方までに、事務局へ一行で」のように決めると、当日になって議題が増えることが減ります。締め切りのあとに出た議題は、急ぎでなければ次の回に回します。
• 時間は合計で、会議の長さより短くする：議題の時間を足して会議の枠いっぱいにすると、必ず押します。最後に5分ほど、決まったことを読み上げる時間を空けておきます。
• 当日も見える場所に出す：画面の端やホワイトボードにアジェンダを出しておくと、話がそれたときに「いまは2つ目の議題でした」と戻せます。それた話は脇の枠に書いておき、あとで扱います。
• 終わったら、アジェンダと結果を並べて送る：アジェンダの議題ごとに「決まった」「次回に持ち越し」を書き足して送れば、そのまま議事録の骨組みになります。