議事録とは

議事録は、国会や自治体の会議で発言をそのまま残す記録の意味でも使われますが、ここでは会社の会議やワークショップで、決まったことと次の動きを残す記録の意味で書きます。

意味

議事録は、会議の「議事」（話し合ったこと）を記録したものです。英語では minutes と言います。

会社の会議の議事録で、読む人が知りたいのは次の3つです。

• 決まったこと：何を、どう決めたか
• 宿題：誰が、いつまでに、何をするか
• 持ち越し：決まらなかったことと、次にいつ扱うか

誰が何を言ったかを順番に書いた記録は、読むのに時間がかかり、欠席した人もあとから読みません。法律で残し方が決まっている会議を除けば、会社の議事録は「次に何が起きるか」が分かれば足ります。

書く形は、箇条書きで十分です。いちばん上に会議の名前と日付、出た人を1行で書き、その下に決まったこと、宿題、持ち越しの順に並べます。宿題は「誰が・いつまでに・何を」の形で1行ずつにすると、あとから探しやすくなります。決まった理由を残したいときは、決まったことの下に一言だけ添えます。長い経緯を書くより、「なぜその案にしたか」が一文あるほうが、あとで見返したときに役立ちます。

使い方と例文

• 会議の冒頭で：「今日の議事録は、企画チームの方にお願いします。決まったことと宿題だけでかまいません」

• 終わる前に：「議事録に書く宿題を読み上げます。営業担当の方は来週水曜までに見積もりを3社分、でよいですか」

• 送るときのメールで：「本日の議事録です。決まったことは2つ、宿題は4つです。違うところがあれば、明日中にご連絡ください」

• 持ち越しを書くときに：「予算の件は決まらなかったので、議事録には『持ち越し・次回の定例で部長が決める』と書いておきます」

似た言葉との違い

メモは自分用、議事録はほかの人に向けたものです。会議の前に送るアジェンダの議題ごとに結果を書き足していくと、議事録が早く仕上がります。

実務で気をつけること

• 欠席した人が読んで分かるように書く：その場にいた人だけに通じる言い方（「例の件」「さっきの案」）は、あとで誰も分からなくなります。欠席した人が読んでも動ける書き方かを、送る前に一度見直します。

• 書く人を会議の前に決める：進行役と書く人は分けます。進行しながら書くと、どちらかがおろそかになります。誰が書くかは主催者がアジェンダと一緒に伝えます。

• 宿題には、人の名前と日付を入れる：「検討する」「確認する」だけの宿題は、誰も動きません。「誰が・いつまでに・何を」の3つがそろわない宿題は、その場で聞き直します。

• 終わる前に、その場で読み上げる：決まったことと宿題を、会議の最後の5分で読み上げます。受け取り方のずれは、その場で直すのがいちばん早いからです。読み上げる時間はラップアップとも呼ばれます。

• 当日中に送る：翌日以降になると、宿題の期限までの時間が減り、細かいことも忘れます。全部が書けていなくても、決まったことと宿題だけは当日中に送ります。

• 置き場所を一つに決める：メール、チャット、共有のフォルダに散らばると、前の議事録が見つかりません。同じ会議の議事録は、同じ場所に日付の順で並べると決めておきます。

• 次の会議のはじめに、宿題を確かめる：前回の宿題が終わったかを最初に確かめると、議事録が読まれるようになります。ワークショップのあとに決まったことを動かす流れは、ワークショップの振り返りにまとめています。