オフラインイベントとは

オフラインは、インターネットにつながっていない状態を指す言葉としても使われます。ここでは、セミナーやカンファレンス、ユーザー会などを、会場に集まって開く意味で書きます。会場とオンラインを同時に開く形は、ハイブリッド開催で扱います。

意味

オフラインイベントは、参加者が同じ場所に集まり、顔を合わせて開くイベントのことです。オンラインで開くイベントと区別するために使われるようになった言い方です。

言い換えには「リアルイベント」「対面イベント」「会場開催」「対面開催」などがあります。社内ではどれでも通じますが、案内文では「会場開催」「〇〇会場にて開催」のように、場所が分かる言い方のほうが、参加する人に伝わりやすくなります。「オフライン」だけでは、ネットにつながらない場所という意味に取る人もいるからです。

よいところは、参加者どうしの会話が生まれやすいことです。休憩や懇親の時間に、登壇者や同じ立場の人と話せることを目当てに来る人もいます。その分、会場の手配、受付、当日の人手など、オンラインより準備は多くなります。

使い方と例文

• 企画会議で「今回はオフラインで開きませんか。オンラインの回では、参加者どうしが話す時間を作りにくかったので」
• 案内文で「本イベントは会場開催のみです。オンラインでの配信は予定しておりません」
• 振り返りで「オフラインの回は、参加の人数はオンラインより少なかったです。でも、終わったあとの相談の申込は多かったです」

似た言葉との違い

見分けどころは「当日、オンラインからも参加できるか」です。会場で開いて録画をあとで届けるだけなら、オフラインイベントにアーカイブ配信を組み合わせた形です。どちらで開くかは目的で決まります。広く知ってもらうならオンライン、深く話してもらうならオフライン、と考えると選びやすくなります。

実務で気をつけること

• 会場で開く理由を、一文で決める：「参加者どうしを会わせたい」「製品を手に取って試してほしい」「お客様と深く話したい」。理由がはっきりしていれば、会場の広さ、交流の時間の長さ、席の並べ方が決まります。理由がないまま会場で開くと、オンラインでも同じだった、という回になりがちです。
• 来ない人がいる前提で、席と配りものの数を決める：会場の催しでは、申し込んだのに来ない人が出ます。席、配る資料、飲み物の数は、過去の自社の来場率を見て決めます。前日のリマインドの出し方も、開催前に決めておきます。
• 交流の時間は、きっかけまで用意する：時間だけ取っても、知らない人どうしは話し始めにくいものです。名札に業種や関心を書いてもらう、テーマごとに卓を分ける、運営の人が話をつなぐなど、きっかけを先に決めておきます。終わったあとに残って話せる時間を、会場を借りる時間に含めておくことも忘れないようにします。
• 会場は、来てほしい人の動きやすさで選ぶ：駅からの近さ、始まる時刻、終わる時刻は、来る人の数に効きます。平日の夜なら仕事帰りに寄れる場所、昼なら移動の時間が短い場所、というように、来てほしい人の一日を思い浮かべて選びます。
• 会場でしか取れないデータを、取れる形にしておく：受付の時刻、どのセッションに入ったか、ブースで誰と話したか。オンラインのように自動では残らないので、受付の名簿や紙のアンケートなど、記録の方法を決めておきます。会場の催しを成果につなげる考え方は、イベントマーケティングとはにまとめています。