個別相談会とは

個別相談会は、住宅や学校、士業の事務所の説明会でもよく使われる言葉です。ここでは、BtoBのセミナーやイベントのあとに、参加した人と1社ずつ話す場の意味で書きます。

意味

個別相談会は、セミナーやイベントに来た人と、1社ずつ、または1人ずつ話す場のことです。全員に向けて話すセミナーとは違い、相手の状況を聞いて、その人の課題に合わせて話します。

開き方は、大きく2つです。

• 当日の会場で開く：セミナーのあとに時間を取り、希望した人と順番に話す。関心がいちばん高いうちに話せる
• 後日に開く：終わったあとのアンケートや案内で希望を聞き、日を改めてオンラインや訪問で話す。相手の社内の人も同席しやすい

参加する側から見ると、「売り込まれるのでは」という不安がある場でもあります。そのため、案内では「質問だけでもかまいません」「導入を決めていなくても大丈夫です」と、気軽さを伝える書き方がよく使われます。

セミナーで全員に話したことを、相手の会社に当てはめるとどうなるか。それを一緒に考える場、と言うと分かりやすいかもしれません。オンラインのセミナーでは、終わった直後に別の部屋へ移ってもらい、そのまま話す形もあります。

使い方と例文

• 企画会議で「セミナーのあと、30分だけ個別相談会の時間を取りませんか。会場の隅に席を2つ用意します」
• アンケートの設問で「後日の個別相談会（オンライン・30分）をご希望の方は、ご都合のよい時間帯をお選びください」
• 終了後の打ち合わせで「個別相談会を希望した4社には、明日の午前中に日程の候補を送ります」

似た言葉との違い

個別相談会は、セミナーと商談のあいだに置く場です。相談の中で、相手の課題や検討の時期がはっきりしてきたら、商談に進みます。全員の前では聞きにくい質問を受けられる場でもあるので、質疑応答で手が挙がらなかった回ほど、個別相談会が役に立つことがあります。相談の場で、すぐに見積もりの話を始めないことも大切です。

実務で気をつけること

• 相談を受ける人と枠を、開催前に決める：誰が相談を受けるのか、1件あたり何分か、1日に何件まで受けられるか。登壇者が受けるのか、営業が受けるのかで、話せる中身も変わります。受けられる件数を超えて案内しないよう、枠を先に決めます。
• 案内は、セミナーの中で一度だけ、はっきりと：最後のまとめのあとに、何を相談できるのか、どう申し込むのかを短く伝えます。何度もくり返すと、売り込みの回に見えます。登壇者が話の途中で「詳しくは個別相談会で」と何度も言うのも、同じ理由で控えます。
• 申込の時点で、相談したいことを聞いておく：相談の希望を受ける欄に、「いま困っていること」「検討の時期」を選べる設問を付けます。当日の準備ができ、相手の時間も無駄にしません。聞いておくと役に立つ項目は、BANTの考え方が参考になります。
• 後日の相談は、48時間以内に日程を送る：関心がいちばん高いのは、終わった直後です。希望を受けたら、早めに日程の候補を送ります。全員への一斉のお礼とは別に送るのが基本です。くわしくはイベントを商談につなげる導線設計にあります。
• 相談で終わった人も、記録に残す：その場では商談にならなくても、何に困っているかが分かった人は、次の回の案内の宛先として大切です。相談の内容を短く残し、営業とマーケティングの両方が見られるようにします。次にその人が参加したとき、前の相談の中身を見てから話せると、話が早く進みます。