フォローメールとは

フォローメールは、商談のあとや、問い合わせに答えたあとにも使う言葉です。ここでは、イベントやセミナーが終わったあとに参加者へ送るメールの意味で書きます。開催の前に参加を促すメールは、ウェビナー・セミナー用語集の「リマインドメール」で扱います。

意味

フォローメールは、接点を持った相手との関係を、次につなげるために送るメールです。イベントのあとなら、参加のお礼に加えて、当日の資料、話の要点、質疑で答えきれなかった質問への補足、次の一歩の案内を入れます。

似た言葉の「サンクスメール」は、お礼を伝えることが主なメールです。申込の直後に自動で届く申込完了のメールを、サンクスメールと呼ぶこともあります。フォローメールはお礼の先まで書き、相手に次の行動を選んでもらうためのメールです。会社によっては「お礼メール」「アフターフォローのメール」とも呼びます。

使い方と例文

• 終了後の打ち合わせで「フォローメールは明日の午前中に出します。資料のリンクと、アンケートへのお礼を入れます」
• 営業との打ち合わせで「相談を希望した方には、全員向けのフォローメールとは別に、営業から一言を添えて送りましょう」
• 配信の準備で「来られなかった方にも、録画のご案内としてフォローメールを送ります」

似た言葉との違い

終わったあとに送るお礼だけのメールも、サンクスメールと呼ばれることがあります。呼び方より、次の一歩の案内が入っているかどうかで考えると、書く中身を決めやすくなります。

実務で気をつけること

• 終了から48時間以内を目安に送る。関心がいちばん高いのは、終わった直後です。翌日に出せるよう、資料と文面の下書きは開催の前に用意しておきます。
• 一斉の1通で終わらせず、行動で分ける。最後まで参加して質問した人、途中で抜けた人、申し込んだのに来られなかった人では、送る中身が変わります。分け方はウェビナーを商談につなげる設計にまとめています。
• 反応があった人には、冒頭の一文だけでも個別に書く。アンケートに書かれた悩みや、質疑での発言に触れます。この一文があるかどうかが、商談につながるかの分かれ目になりやすいところです。くわしくはイベントを商談につなげる導線設計にあります。
• 次の一歩は一つか二つに絞る。資料、診断、個別相談、次の回の案内を全部並べると、どれも選ばれにくくなります。アンケートやフォローまで含めて頼むときの範囲は、ウェビナー運営代行に頼めることで扱っています。
• 件名と送り主で、どのイベントのメールかを分かるようにする。参加者は同じ時期に、いくつものセミナーに申し込んでいることがあります。「ご参加ありがとうございました」だけの件名では埋もれるので、その回のテーマを件名に入れます。会社の代表のアドレスより、登壇者や担当者の名前で送ったほうが、受け取った人は返信もしやすくなります。