イベントレポートとは

イベントレポートは、メディアが取材して書く記事を指すこともあります。ここでは、主催した会社が自分で書く報告の意味で書きます。社外に向けて出す「開催報告の記事」と、社内に向けて出す「報告書」の2つを扱います。

意味

イベントレポートは、イベントやセミナーのあとに、当日の内容や結果をまとめて伝える文書です。「開催レポート」「開催報告」とも言います。誰に向けて書くかで、中身が大きく変わります。

• 社外向け（開催報告の記事）：自社のサイトやブログ、メールで公開する。登壇者の話の要点、会場の様子、参加者の声などを載せ、来なかった人にも内容を知ってもらう。次の回の集客の材料にもなる
• 社内向け（報告書）：上司や関わった部署、営業に向けて出す。参加の数、アンケートの結果、商談につながりそうな人、よかった点と直す点をまとめる

社外向けは「読んだ人に、次は来たいと思ってもらう」、社内向けは「次の判断の材料にしてもらう」ことがねらいです。同じ回でも、2つを分けて書くのがふつうです。

社外向けは、検索で見つけてもらう読み物にもなります。次の回の申込ページから、前の回のレポートにリンクを張っておくと、どんな会なのかが伝わりやすくなります。

使い方と例文

• 終了後の打ち合わせで「イベントレポートは、社外向けを来週中にブログで出します。社内向けは、アンケートが締まってから金曜に回します」
• 登壇者への連絡で「当日のお話を、イベントレポートとして弊社のサイトに掲載したいと考えております。公開前に原稿をお送りしますので、ご確認をお願いします」
• 上司への報告で「イベントレポートの最後に、次回に向けて変えたい点を3つ書きました」

似た言葉との違い

フォローメールは申し込んだ人だけに届く連絡で、社外向けのイベントレポートは誰でも読める記事です。フォローメールの中に、イベントレポートへのリンクを入れることもあります。また、社内向けのイベントレポートは、議事録のように決まったことを残すものではなく、次に何をするかを決めてもらうための材料です。

実務で気をつけること

• 社外向けは、登壇者と写真の了承を先に取る：話の内容を記事にしてよいか、どこまで書いてよいか、写真を載せてよいかを、開催前に登壇者に確かめます。社外の登壇者なら、所属先の確認が要ることもあります。参加者の顔が写った写真は、ぼかすか、了承を取ってから使います。
• 社外向けは、出すまでの日数を決めておく：開催から日がたつほど、読まれにくくなります。書く人、確かめる人、公開する日を、開催前に決めておきます。当日のメモ係を決めておくと、書く手間が減ります。
• 社内向けは、数字と次の打ち手を1枚にする：参加の数、アンケートの結果、相談の申込、営業に渡した人。数字を並べるだけでなく、「次はこう変える」を最後に書きます。読む人が忙しいなら、最初の3行に結論を書きます。報告のまとめ方はイベントの効果測定にあります。
• 社内向けは、営業にも回す：誰がどの話に反応したかが分かると、営業が連絡するときの手がかりになります。個人の情報を含むので、回す範囲は社内の決まりに沿って決めます。どの営業がどの会社に連絡するかまで書いておくと、同じ相手に二重に連絡することを防げます。
• 録画や資料と組み合わせる：社外向けの記事に、録画の視聴の案内や資料のダウンロードを付けると、来なかった人がそのまま内容に触れられます。録画の使い方はウェビナーを商談につなげる設計の「アーカイブ」の節にまとめています。