商談会とは

商談会は、自治体や業界の団体が、地域の企業と大手の仕入れ担当などを引き合わせる場の名前としてもよく使われます。ここでは、企業が主催者になって、自社の顧客や見込み客と商談する場を組む意味で書きます。

意味

商談会は、売り手と買い手が会って、取引の話をするために設ける場です。読み方は「しょうだんかい」です。

形は大きく2つあります。

• 企業が主催する商談会：自社の顧客や見込み客を招き、時間を区切って1社ずつ商談する。新製品の案内や、期末の提案の場として開くことが多い
• 団体が主催する商談会：自治体や業界団体などが、売り手と買い手の両方を集め、組み合わせを決めて引き合わせる

どちらも、講演や展示を見てもらう場ではなく、話をする時間そのものが中心です。前もって申し込みを受け、相手と時間を決めておく「予約制」がよく使われます。

会場は、自社の会議室、ホテルの小さな部屋、展示会の中に設けた商談の部屋など、落ち着いて話せる場所を選びます。オンラインで、時間を区切って順に話す形もあります。セミナーや展示と組み合わせて、聞いたあとにそのまま商談に移れるようにする主催者も多いです。

使い方と例文

• 企画会議で「秋のセミナーのあとに、同じ会場で商談会の枠を取りませんか。1枠30分で、予約制にします」
• 招待のメールで「新しいプランのご案内を兼ねて、商談会を開きます。ご都合のよい時間をお選びください。ご担当の営業がお話を伺います」
• 当日の朝の打ち合わせで「商談会の部屋は3つです。前の商談が延びたら、次のお客様には受付でお待ちいただくよう声をかけてください」

似た言葉との違い

商談会と個別相談会は、どちらも1社ずつ話す場です。違うのは、相手の検討の進み具合です。個別相談会は「まず話を聞きたい」人も来る場で、商談会は取引の話をする前提で来る場です。展示会の中に、商談の部屋を別に設けることもあります。

実務で気をつけること

• 誰を招くかを営業と一緒に決める：商談会は、来た人とすぐ取引の話をする場です。招く相手は、マーケティングだけで決めず、担当の営業と一緒に一覧を作ります。招待の連絡も、ふだん話している営業から送ると来てもらいやすくなります。
• 予約の枠と、話す人の割り当てを先に固める：1枠の長さ、同時に話せる部屋の数、誰がどの枠を受け持つか。ここが決まらないと、予約を受けられません。営業の予定を開催日の数週間前に押さえます。
• 相手のことを、商談の前に共有しておく：これまでの取引、最近の問い合わせ、申込のときに書いてもらった相談したいこと。当日に話す人が読んでから席に着けるよう、1枚にまとめて渡します。
• 終わったら、その日のうちに次の約束を記録する：提案の日程、見積りを出す期限など、決まったことをその日のうちに残します。商談会のあとの流れはイベントを商談につなげる導線設計にもあります。
• 断られても次につながる形で終える：その場で取引にならない相手もいます。検討の時期や、ほかに聞きたいことを確かめ、次の案内の宛先に残します。無理に結論を急がせると、次の回に来てもらえなくなります。