リマインドメールとは

リマインドメールは、締め切りや約束を思い出してもらうメール全般にも使う言葉ですが、ここではセミナー・ウェビナーに申し込んだ人へ、開催の前に送る案内の意味で書きます。例文の一式ではなく、何を・いつ送るかを整理します。

意味

remind は英語で「思い出させる」という意味です。申込から開催までに日が空くと、申し込んだこと自体を忘れる人が出ます。リマインドメールは、その人たちに日時と参加の方法をもう一度届けるためのメールです。

申し込んだ直後に自動で届く「申込完了メール」とは別に、開催が近づいてから送ります。とくにオンラインのセミナーは、申し込んだのに来ない人が会場で開くときより多くなりやすく、リマインドの有無で当日の参加者の数が変わります。「リマインダー」「前日のご案内」と呼ぶこともあります。

使い方と例文

• 企画会議で「リマインドは、前日の夕方と当日の朝の2回にしましょう」
• 件名で「【明日開催】〇〇セミナー 参加方法のご案内」
• 当日の朝の社内連絡で「締め切りの直前に申込が増えたので、朝のリマインドは最新のリストから送ってください」

似た言葉との違い

送る相手で分けると覚えやすくなります。告知は「まだ申し込んでいない人」、リマインドは「申し込んだ人」、フォローは「参加した人と、申し込んで来なかった人」です。終わったあとのメールはフォローメールのページで扱います。

実務で気をつけること

• 回数と時期を、告知を始める前に決める。よく使われるのは、前日と当日の朝の2回です。開催まで日が空くときは、1週間前にもう1通足します。当日の朝の1通がいちばん効くことが多いので、ここは省かないようにします。送る日時は、進行表や準備のスケジュールに書いておきます。
• 参加のリンクや地図を、本文の上のほうに置く。当日の朝にメールを開く人は、探す時間がありません。件名に日時、本文の1行目に参加のリンクか会場の地図、そのあとに持ち物や事前の準備を書きます。あいさつの文は短くします。
• 送る前に、最新のリストで確かめる。申込は開催の直前にも増えます。送信を予約した時点のリストのままだと、直前に申し込んだ人に届きません。予約したら、誰が何時に最新のリストを確かめるかを決めておきます。告知やリマインドまで頼むときに確かめたいことは、ウェビナー運営代行に頼めることの「集客まで頼むときに、確かめたいこと」にあります。
• 都合が悪くなった人の連絡先を書く。「ご都合が悪くなった方は、こちらからお知らせください」と一行入れると、来ない人が前もって分かり、録画の案内にも回せます。来ない人を責める書き方はしません。
• 登壇者と社内にも同じ内容を送る。参加者へのリマインドを、登壇者と当日の社内のメンバーにも共有すると、集合の時間やリンクの勘違いが減ります。申込から当日までの歩留まりの考え方は、セミナーの企画から集客までにまとめています。