ウェビナー代行・運営代行に頼めること範囲・費用の決まり方・選び方

ウェビナーを始めたいが、配信の操作に自信がない。登壇者も司会も社内の人で、当日に何かあったら誰も対応できない——このとき候補になるのが、ウェビナーの運営代行です。

ところが調べてみると、「配信代行」「運営代行」「集客代行」と呼び方がばらばらで、どこまで頼めるのかが分かりにくいはずです。配信だけを頼んだら当日の進行は自分たちだった、集客を頼んだら来てほしい人と違う人が集まった、というずれもよく起きます。

この記事では、ウェビナーの運営代行で頼める範囲を4つに分け、頼むときに抜けやすいこと、社内に残す仕事、依頼の前に決めておくことを順に整理します。会場で開くイベントも含めた運営代行の全体像は、イベント運営代行はどこまで頼める？にまとめています。hytenの支援の範囲と料金の目安は、ウェビナー運営代行のページにあります。

ウェビナーで頼める仕事は、4つに分かれる

「運営代行」と書いてあっても、どの領域を含むかは依頼先によって違います。見積もりを比べるときは、金額より先に、この4つのどこまでが入っているかをそろえて比べてください。

配信だけ頼むときに、抜けやすいこと

いちばん頼まれやすいのは配信です。ただ、配信だけを頼むと、次の3つが抜けやすくなります。

登壇者のリハーサル 配信の会社は、音声と画面共有がつながるかは確かめてくれます。一方で、話す順番や時間配分、スライドの切り替えのタイミングのリハーサルは、主催者の仕事として残ることが多いです。社内の登壇者ほど、ここを省くと本番で時間が足りなくなります。

トラブルのときに判断する人 登壇者の回線が落ちた、資料が映らない。こうしたときに「待つか、順番を入れ替えるか、録画で流すか」を決めるのは主催者です。判断する人を当日決めておかないと、配信の会社は動けません。

録画の扱い 録画を残すか、後日どこまで公開するか、登壇者の了承を取っているか。配信の会社は録画のデータは渡してくれますが、使い方の判断は主催者に残ります。

集客まで頼むときに、確かめたいこと

集客を頼むときは、誰に届けるのかを最初に確かめてください。

案内を送る先が、自社の顧客や見込み客のリストなのか、依頼先が持っているリストや広告なのかで、集まる人が大きく変わります。自社のリストに届けるなら、告知文や配信の手間を任せる形になります。依頼先のリストや広告で集めるなら、申込の数は増えても、来てほしい人と違う人が混ざることがあると考えておいてください。

申込の数だけを目標にすると、この差が見えなくなります。目標は「申込の数」ではなく、来てほしい人が何人来たかで置くのがおすすめです。テーマとタイトルの決め方はセミナーの企画から集客までで詳しく扱っています。

社内に残す仕事

運営代行を頼んでも、次の4つは社内に残ります。ここを任せると、ウェビナーがきれいに終わっても、何も動かないまま終わります。

• 誰に来てほしいか、何を持ち帰ってほしいか。テーマとタイトルの元になる部分です
• 登壇の中身。何を話すか、どの事例を出すかは、話す人と主催者で決めます
• 質疑で答える人。製品や契約の質問に、その場で答えられる人を当日置きます
• 終了後の次の一歩。誰に個別相談を案内するか、営業にどう引き継ぐかの判断です

4つめがいちばん抜けやすいところです。終了後のフォローの組み立て方はウェビナーを商談につなげる設計にまとめています。

費用は、頼む範囲と当日の人数で決まる

ウェビナーの代行の費用は、会社ごとの差より、どこまで頼むかの差のほうが大きく出ます。配信の操作だけなのか、当日の司会と進行まで入るのか、企画や告知、終わったあとのフォローまで含むのか。上の4つの領域のどこまでを頼むかで、見積もりは何倍も変わります。

範囲のほかに金額を動かすのは、次の4つです。

• 当日に入る人数。配信の操作、司会、質疑とチャットの対応を何人で受け持つか。費用のなかでいちばん大きいのは人の手間です
• つなぎ方。登壇者が1か所から話すのか、複数の場所からつなぐのか、会場から配信するのか。つなぐ場所が増えるほど、テストと当日の人手が増えます
• 回数。1回きりか、毎月続けるか。続けるなら、2回目からは台本や告知の型を使い回せるので、1回あたりの手間は下がります
• 終わったあとの作業。録画を送るだけか、編集する、アンケートを集計して参加者を分ける、次の回の企画まで出すか

見積もりを並べるときは、金額の前に、次の表の項目がそろっているかを確かめてください。

安く見える見積もりは、たいてい当日の人数が少ないか、終わったあとの作業が入っていません。

hytenのウェビナー代行・運営代行は、毎月1回までの開催を月額でお引き受けしています。企画から当日の進行、終わったあとのフォローまでが入り、配信ツールの利用料・広告・登壇の謝礼などの実費は別です。料金の目安と、金額が変わる条件はページに載せています。

トラブルのときの分担は、頼む前に書面でそろえる

配信が止まったとき、誰が何をするかは、契約の前に決めておきます。決めておくのは次の3つです。

1. 立て直しを受け持つ人：回線や音声を直すのは、依頼先の配信の担当
2. 参加者へのつなぎ：止まっているあいだに何を伝えるかは、司会
3. 続けるかどうかの判断：順番の入れ替えや、録画への切り替えを決めるのは、主催者の責任者

この3つを口約束にしておくと、止まったときに全員が誰かの指示を待ちます。リハーサルで、本当に切れたつもりで一度試しておくと、当日に慌てません。

依頼の前に、決めておく5つ

依頼する前に、次の5つを社内で決めておくと、依頼先の提案がぶれにくくなり、打ち合わせの回数も減ります。

1. 目的：商談のきっかけか、既存のお客様の活用か、認知か
2. 来てほしい人：業種・役職・いまの検討の段階
3. 登壇者：社内か、ゲストか。ゲストなら打診の状況
4. 配信に使うツール：社内で決まっているものがあるか
5. 終了後の次の一歩：個別相談、資料、次回の案内のどれにつなげるか

日程から逆算した準備の時期は、無料のイベント準備スケジュール表でも確かめられます。ウェビナーなら、開催の2か月前に決め始め、1.5か月前に告知を始めるのが目安です。

依頼先を見極める、3つの質問

打ち合わせの場で、次の3つを聞いてみてください。答え方で、当日だけを見ている相手か、前後まで見ている相手かが分かります。

「当日、トラブルが起きたら、誰がどう判断しますか」 ここで手順を具体的に返せる相手は、場数を踏んでいます。「大丈夫です」だけの相手には、判断の分担を書面で確かめてください。

「申込から当日までに、参加者が離れないようにするには」 リマインドの回数や時期まで答えられる相手は、集客と参加の両方を見ています。

「終わったあと、こちらに何を渡してもらえますか」 録画のデータだけか、アンケートの集計や参加者の分類、次回への申し送りまでか。ここで、2回目を社内で回せるかが決まります。

よくある質問

配信の操作だけ頼むことはできますか？

できます。いちばん多い頼み方です。その場合は、登壇者のリハーサルと、トラブルのときに判断する人を、社内で用意してください。この2つが決まっていれば、配信だけの依頼でも当日は安定します。

ウェビナー代行の費用の目安は？

頼む範囲と当日の人数で大きく変わります。配信の操作だけなら小さく、企画・告知から終わったあとのフォローまで頼むと大きくなります。見積もりを比べるときは、金額より先に、含まれる領域と当日の体制をそろえてください。hytenの料金の目安（月額）は、ウェビナー代行・運営代行のページにあります。

1回だけでも頼めますか？

頼めます。ただ、ウェビナーは続けて開くほど、告知のリストもアンケートの結果もたまっていきます。1回目を頼むときに、2回目から社内で回すのか、続けて頼むのかを考えておくと、渡してもらうもの（手順書・進行台本・申し送り）が決めやすくなります。

会場で開くセミナーとは、何が違いますか？

会場の手配がない代わりに、参加者が途中で離れやすいのがウェビナーです。申込から当日までにリマインドを2回ほど入れ、当日は冒頭の数分で「今日持ち帰れること」を伝えると、最後まで見てもらいやすくなります。会場のセミナーの進め方はセミナーの企画から集客までを参考にしてください。

まとめ

• ウェビナーの運営代行で頼める範囲は、配信／集客／当日の進行／終了後のフォローの4つ。依頼先によって含む範囲が違う
• 配信だけ頼むときは、登壇者のリハーサル・トラブルのときに判断する人・録画の扱いが社内に残る
• 集客を頼むときは、誰のリストに届けるのかを最初に確かめる。目標は申込の数ではなく、来てほしい人が何人来たか
• 誰に来てほしいか・登壇の中身・質疑で答える人・終了後の次の一歩は、任せても社内に残る
• 費用は頼む範囲と当日の人数で決まる。見積もりは、含まれる領域・当日の体制・実費をそろえて比べる
• トラブルのときの分担（立て直し・つなぎ・続けるかの判断）は、頼む前に書面でそろえる
• 依頼先は、トラブルの判断・参加者を離さない工夫・終わったあとに渡すもの、の3つの質問で見極める

hytenのウェビナー運営代行では、毎月のウェビナーを、企画から当日の進行、終了後のフォローまで月額制でお任せいただけます。配信と当日の進行だけといった範囲のご相談も歓迎です。会場で開くセミナーはイベント初開催支援・運営代行をご覧ください。