申込締切とは

申込締切は試験や公募でも使う言葉ですが、ここでは会社のセミナー・ウェビナーで、参加の申込を受け付ける最後の日時の意味で書きます。締切を置くかどうかと、置くときに決めることを整理します。

意味

申込締切は、申込を受け付ける最後の日時です。「申込期限」「受付締切」とも言います。

締切を置く理由は、主に3つです。

• 準備のため：会場の席、配布する資料、軽食の数、名札などを決める
• 連絡のため：参加の案内や、事前の資料を、申し込んだ人に確実に送る
• 申込を後押しするため：「いつまで」があると、後回しにされにくい

ウェビナーでは、当日の開始の直前まで受け付けることも多くあります。会場で開くセミナーでは、準備の都合で数日前に締め切ることが一般的です。

締切は、申し込む側にとっても目安になります。「まだ先だから、あとで申し込もう」と思った人は、そのまま忘れてしまうことがよくあります。締切があると、いつまでに決めればよいかがはっきりします。ただし、締切が早すぎると、予定が見えない人が申し込めずに離れていきます。どちらに寄せるかは、会の形と準備の都合で決めます。

使い方と例文

• 企画会議で「会場の席を決めたいので、申込締切は3日前の正午にしましょう」
• 案内文で「お申し込みは〇月〇日（〇）12時までです。定員に達した時点で締め切ります」
• 問い合わせへの返事で「申込締切を過ぎていますが、お席に余裕がありますので、このメールへのご返信で承ります」

似た言葉との違い

締切と定員は、よく組み合わせて使います。「〇日まで、または定員になりしだい」と書くと、どちらか早い方で受付を終えます。抽選にするなら、締切と、結果を知らせる日を一緒に書きます。

先着順は、早く申し込んだ人が席を取れるやり方で、定員が少ない会でよく使います。抽選は、申込の多い会で、特定の会社や人に偏らないようにしたいときに使います。抽選にすると、申込から結果までの間に予定を空けておいてもらう必要があるので、結果を早めに知らせます。

実務で気をつけること

• 締切の日時は、準備の逆算で決める：席や資料の数が決まる日、事前の連絡を送る日から逆に数えます。ウェビナーで準備が要らないなら、締切を置かずに直前まで受け付ける選び方もあります。
• 時刻まで書く：「〇日まで」だけだと、その日の朝なのか夜なのかが分かりません。「〇日 12時まで」のように時刻まで書き、申込フォームの受付の終わりも同じ時刻に設定します。
• 締切の前に、もう一度知らせる：締切の前日あたりに、まだ申し込んでいない人へ案内を送ると、申込が集まりやすくなります。案内文の要素はセミナー案内文のページで扱います。
• 締切のあとに来た申込の扱いを決めておく：席に余裕があれば受けるのか、次の回の案内にするのか。問い合わせを受ける人が、その場で答えられるようにします。
• 延ばすときは、理由を書かない方がよいこともある：「申込が少ないので延長」と読まれると、会の印象が下がります。延ばすなら、新しい日時だけを短く知らせます。企画から集客の流れはセミナーの企画から集客までにまとめています。