待機室とは

待機室は、病院や会場で順番を待つ部屋の意味でも使う言葉ですが、ここではウェビナーやオンライン会議で、参加者が入室の前に待つ場所の意味で書きます。特定のツールの設定の手順ではなく、多くのツールに共通する考え方を整理します。

意味

待機室（waiting room）は、参加者が参加のリンクを開いたあと、すぐには会に入らず、主催者が入室を許すまで待つ場所です。主催者の画面には待っている人の名前が並び、1人ずつ、またはまとめて入れられます。主な目的は、申し込んでいない人や知らない人が入るのを防ぐことです。

ウェビナーでは、もう1つ別の使い方もあります。開始の時刻まで、入った参加者に「まもなく始まります」と見せておく状態や画面を、「待機室」「待機画面」と呼ぶことがあります。こちらは入室を許す仕組みではなく、始まるまでの見せ方の話です。打ち合わせで「待機室」と言うときは、どちらの意味かを言い添えると話が食い違いません。

会場で開くセミナーにたとえると、待機室は受付で名前を確かめる場所、待機画面は開場から開始までにスクリーンに映しておく案内です。オンラインでも、入口で誰を通すかと、通したあと始まるまでに何を見せるかを、別々に決めます。

使い方と例文

• 社内向けの会の準備で「社外の人が入らないように、待機室を使います。名簿と名前を照らしてから入れてください」
• 開始前の運営の連絡で「待機室に30名ほど待っています。開始の2分前に、まとめて入れます」
• 参加者への案内で「開始の時刻になりましたら、順にご入室いただけます。画面が切り替わるまで、少しお待ちください」

似た言葉との違い

待機室は「入れるかどうか」を決める場所、待機画面は「始まるまで何を見せるか」の話です。登壇者が出番の前に打ち合わせる場は、参加者が通る待機室とは分けて用意します。オンラインなら、参加者からは見えない打ち合わせの場を用意しているツールもあります。

実務で気をつけること

• 使うかどうかを、参加者の数と相手で決める：大人数のウェビナーで1人ずつ入れていると、開始に間に合わない人が出ます。申込制の社外向けウェビナーなら、待機室は使わず、申し込んだ人だけに届くリンクで守るという分け方もあります。社内の会や少人数の会、参加者を確かめたい会では使います。決めるのは配信の責任者です。
• 入れる人の確かめ方を決める：表示された名前を申込の名簿と照らすのか、待っている人は全員入れるのか。表示の名前が会社のアカウントの名前のままで、名簿と合わないことはよくあります。照らすなら、名簿を見ながら入れる人を1人決めます。
• 登壇者と関係者は、参加者より先に入れる：開始の30分前など、参加者より早い時刻に入ってもらい、待機室を通らずに準備できるようにします。関係者の名前の一覧を、入室を受け持つ共同ホストに前もって渡しておきます。
• 待機画面に、開始の時刻と音の確かめ方を出す：「〇時に始まります。音が聞こえない方は、チャットでお知らせください」と出しておくと、開始の直後の問い合わせが減ります。当日の資料のURLや、事前アンケートの案内を出しておくのもよい使い方です。
• 入れるようになる時刻を、案内に書く：「開始の10分前からご入室いただけます」と、前日と当日の朝のリマインドメールに書きます。早く開いた人が、つながっていないと勘違いして閉じるのを防げます。