会員組織とは

会員組織は、業界団体、勉強会、ポイントの会員制度など、幅広い場面で使われる言葉です。ここでは、会社がお客様や業界の担当者に向けてつくる、会員制のコミュニティの意味で書きます。入会の手続きがあり、会員と会員でない人の区別がある組織です。

意味

会員組織は、入会した人（BtoBでは会社のこともある）を会員として名簿に載せ、会員だけが参加できる場や、会員だけが受け取れる情報・特典を用意する組織です。

ふつうのコミュニティとの違いは、「誰が会員か」がはっきりしている点です。入会の申込、会員の名簿、会員の決まり（会則）があり、入会や退会のときに手続きをします。

会員組織には、大きく2つの形があります。

• 有料：会費を払って入る。会費で場や特典をまかなう
• 無料：会費はないが、入会の手続きや条件がある（製品の契約者に限る、など）

BtoBのユーザー会は、無料の会員組織の形をとることが多いです。業界団体や、学びの会員制の場は、有料のことが多くなります。

会員組織を持つと、会員の名簿という個人情報を預かることになります。名簿を何に使うか、誰が見られるか、退会した人の情報をどう扱うかを、入会の案内とあわせて書いておきます。会員どうしで連絡先を見せ合うかどうかも、本人に選んでもらえるようにします。

使い方と例文

• 企画会議で「今のユーザー会は、誰が会員なのか決まっていません。会員組織として名簿を持つかどうか、先に決めましょう」
• 社内の稟議で「会員組織にすると、会員の名簿と会則の管理が新しい仕事として増えます。担当を1人置く必要があります」
• 入会の案内で「会員の方には、年に2回のユーザー会と、会員向けのオンラインの場をご案内します」

似た言葉との違い

ユーザーコミュニティは、会員組織の形をとることもあれば、とらないこともあります。会に来た人がそのまま仲間になる、ゆるやかな形も多いです。会員組織にすると、案内を確実に届けられる一方で、入会の手間が入口の壁にもなります。コミュニティの形の全体はユーザーコミュニティにまとめています。

実務で気をつけること

• 名簿を持つ理由を先に決める：会員組織にするかどうかは、「会員にだけ届けたいものがあるか」で決めます。理由がないまま名簿をつくると、入会の手続きが参加の壁になるだけです。
• 会則は短く始める：入会の条件、会員がしてよいこと・してはいけないこと、退会のしかた、個人情報の扱い。最初はこの程度で十分です。決まりは、困ったことが起きたときに足していきます。場の決まりの書き方はコミュニティガイドラインも参考になります。
• 有料にするなら、払う人の目線で中身を見る：会費を取ると、会員は「払った分の価値があるか」で見るようになります。会の回数、特典、会員どうしの場など、何が会費の中身なのかを、入会の案内にはっきり書きます。
• 会社の担当者が替わったときの手続きを決める：BtoBでは、会員の担当者が異動や退職で替わります。会員を人単位にするか会社単位にするか、担当者が替わったときにどう引き継ぐかを、立ち上げの時点で決めておきます。立ち上げの流れはユーザー会・ユーザーコミュニティの立ち上げ方も参考になります。