運営マニュアルとは

運営マニュアルは、お店や施設の日々の運営の手順書を指すこともある言葉です。ここでは、カンファレンスやセミナーの当日に、運営のスタッフが見る手引きの意味で書きます。

意味

運営マニュアルとは、イベントの当日に、運営に関わる人が見る手引きのことです。誰がどこで何をするか、困ったときに誰に聞くかを、1冊にまとめます。「当日マニュアル」「スタッフマニュアル」と呼ぶこともあります。

入れることは、だいたい次のとおりです。

• 概要：目的、日時、会場、参加者の数と顔ぶれ
• 体制と連絡先：進行の責任者、持ち場ごとの担当、当日つながる電話番号
• 1日の流れ：スタッフの入り時間から、終わったあとまで
• 持ち場ごとの仕事：受付、会場の案内、登壇者の案内、配信など
• よくある問い合わせと答え：お手洗いの場所、Wi-Fi、資料の受け取り方
• 困ったときの対応：体調を崩した人が出た、地震があった、機材が止まった

当日はスタッフ全員がこれを見て動きます。初めて手伝う人でも迷わないことが、いちばん大事です。作るのは、ふつう運営の責任者です。初版は開催の2〜3週間前に作り、打ち合わせのたびに直していきます。

使い方と例文

• 「運営マニュアルの初版を、来週の打ち合わせまでに作ります」（企画会議で）
• 「受付の方は、運営マニュアルの5ページを見ておいてください」（前日のスタッフの打ち合わせで）
• 「マニュアルにない問い合わせは、すぐに本部へ回してください」（当日の朝、スタッフ全員に）

あるあるなのは、厚くなりすぎて、当日だれも開かないことです。作った人は全部を書いたつもりでも、受付のスタッフが知りたいのは受付のページだけ。結局、当日の朝に口で伝え直すことになります。現場で役に立つのは、全部が書いてある1冊より、すぐに引ける1枚です。

似た言葉との違い

進行表は「時間の流れ」、運営マニュアルは「人と仕事」を中心にまとめるものです。小さなイベントでは、進行表の後ろに持ち場と連絡先を付けて、マニュアルの代わりにすることもよくあります。進行表の組み方はイベント進行表の作り方にまとめています。

実務で気をつけること

• 持ち場ごとに、1枚で読める形にする：全体の冊子とは別に、受付なら受付の1枚を作ります。当日に手元で見るのは、その1枚です。
• 困ったときに誰に回すかを、いちばん目立つところに書く：スタッフが一人で判断しなくていいように、問い合わせを集める人（本部）を決め、連絡の手段を書いておきます。
• 作る人と、確かめる人を分ける：運営を運営代行の会社に任せる場合も、主催する会社の担当者が中身を確かめます。参加者の情報の扱いや、お客様への対応の決まりは、主催者にしか分からないからです。どこまで任せられるかはイベント・カンファレンス運営代行はどこまで頼める？で扱っています。
• 前日に、スタッフ全員で読み合わせる：配るだけでは、読まれません。持ち場ごとに大事なところを声に出して確かめると、分かりにくい書き方もその場で見つかります。
• 終わったら、次の回のために直しておく：当日に足りなかったこと、実際に来た問い合わせを書き足します。次の回のマニュアルは、ここから作れます。