イベント進行表の作り方当日のタイムスケジュールを分刻みで組む

イベントの当日は、予定どおりには進みません。登壇者の話が延びる、受付が混む、配信がつながらない。そのたびに「次は何をするんだっけ」と全員が担当者に聞きに来ると、担当者は自分の仕事ができなくなります。

それを防ぐのが進行表です。当日の流れを分刻みで並べ、誰が・いつ・何をするかを1枚にまとめたものです。よくできた進行表があれば、担当者に聞かなくても、スタッフがそれぞれ動けます。

この記事では、当日を崩さない進行表の作り方を、記入例とあわせてまとめます。

進行表と、台本と、タイムスケジュールの違い

似た言葉が多いので、先にそろえておきます。

参加者に見せるのはタイムスケジュール、スタッフに配るのは進行表、司会が持つのは台本です。進行表は、タイムスケジュールに「裏の動き」を足したものと考えると分かりやすくなります。司会の台本の書き方は、セミナーの司会台本の書き方で例文つきでまとめています。

進行表に入れる7つの列

進行表は、次の7つの列で組みます。表計算のソフトで1行1場面にすると、あとから直しやすくなります。

1. 開始時刻：その場面が始まる時刻
2. 分数：その場面にかける時間。時刻は分数を足して出すと、途中を直しても全体がずれない
3. 内容：開会、講演、休憩、質疑など
4. 話す人：司会、登壇者の名前
5. 画面・音：映すスライド、流す音楽、マイクの本数
6. スタッフの動き：受付を閉じる、マイクを運ぶ、照明を変える
7. メモ：押したときに削る枠、注意すること

いちばん抜けやすいのが6の「スタッフの動き」です。ここが空いていると、進行表はただのタイムスケジュールになり、スタッフは当日に担当者へ聞きに来ます。

時間が押す前提で組む

当日は、ほぼ必ず押します。押してから考えると、削る判断が遅れます。組む段階で、削れる枠を決めておくのがコツです。

• 質疑の時間を、調整の枠にする：講演が延びたら質疑を短くする、と先に決めておく
• 休憩を短くできるようにしておく：休憩10分なら、5分まで縮められるよう、前後に物を動かす作業を入れない
• 最後の枠を固定しない：閉会の前に「全体の質疑」など伸び縮みできる枠を置くと、終了時刻を守れる
• 終了時刻だけは守る：参加者の帰りの予定があるので、押した分は途中で吸収する

メモの列に「押したらここを削る」と書いておけば、司会もスタッフも同じ判断で動けます。

記入例：60分のセミナー

架空の例です。会場で開く、登壇者1人のセミナーを想定しています。

記入例：半日のカンファレンス

同じく架空の例です。登壇者が複数いる、半日のカンファレンスを想定しています。

半日のカンファレンスでは、交流の時間を調整の枠にするのがおすすめです。前半が押したら交流の時間を短くし、終了時刻を守ります。

前日までに配るもの

進行表は、つくって終わりではありません。前日までに、次の形で配ります。

• スタッフ全員に、進行表の全体：前日の打ち合わせで、上から一度読み合わせる
• 役割ごとに、自分の行だけを抜き出した1枚：受付、マイク係、配信係など。当日は全体より自分の1枚を見る
• 登壇者には、タイムスケジュールと自分の持ち時間：残り時間の合図の出し方も伝える

当日の役割と、それぞれの担当者の期限を決める役割分担表は、開催日を入れると期限が自動で出る形ではじめての立ち上げキットに入れています。準備全体を開催日から逆算するなら、イベント準備スケジュール表が使えます。

よくある質問

進行表は、いつまでにつくればいいですか？

1週間前に初版、前日の打ち合わせで確定が目安です。登壇者の持ち時間とスライドの数が決まらないと分数が埋まらないので、登壇資料の締切と合わせて進めます。

オンラインの場合は、何が変わりますか？

画面・音の列が細かくなります。配信を始める時刻、画面共有を切り替えるタイミング、録画を始める・止める合図を書き込みます。チャットで質問を拾う担当も、スタッフの動きの列に入れてください。

1人で運営する場合も、進行表は要りますか？

要ります。1人のときほど、当日に考える余裕がありません。削る枠と、押したときの判断を先に書いておけば、当日はその通りに動くだけで済みます。

まとめ

• タイムスケジュールは参加者向け、進行表はスタッフ向け、台本は司会向け
• 進行表の列は、開始時刻・分数・内容・話す人・画面と音・スタッフの動き・メモの7つ
• 時刻は分数を足して出す。途中を直しても全体がずれない
• 時間が押す前提で、削れる枠を先に決めておく。終了時刻だけは守る
• 前日までに、全体の進行表と、役割ごとの1枚を配る

進行表を任せられる人がいない、当日の進行まで一緒に見てほしい、という場合は、イベント初開催支援・運営代行をご覧ください。