サブ会場とは

サブ会場は、スポーツの大会で、メインの競技場とは別の練習会場を指すこともあります。ここでは、カンファレンスで、メインの会場とは別に用意する部屋の意味で書きます。

意味

サブ会場とは、メインの会場とは別に用意する部屋のことです。「第2会場」「ルームB」のように、番号やアルファベットで呼ぶことも多い言葉です。

カンファレンスでは、サブ会場をこんなふうに使います。

• メインの会場と同じ時間に、別のテーマのセッションを開く
• 少人数で深く話す講演やワークショップを開く
• 協賛企業の展示や、個別の相談の場にする
• メインの会場に入りきらなかった人のための中継の部屋にする

サブ会場を置くと、同じ時間に複数の話を用意できます。来場者は、自分に合うものを選べるようになります。

サブ会場を増やすほど、選べる話は増えます。一方で、1つの部屋あたりの人数は減り、運営の手間は部屋の数だけ増えます。来場者の数と、運営の人の数を見て、何部屋まで回せるかを決めるのが現実的です。

使い方と例文

• 「午後は、メイン会場とサブ会場の2本立てで進めましょう」（企画会議で）
• 「このセッションは人数を絞りたいので、サブ会場のほうがいいですね」（プログラムの相談で）
• 「サブ会場、もう満席です。立ち見の方が廊下まで出ています」（当日、スタッフどうしの連絡で）
• 「サブ会場の配信は止めて、録画だけにしましょう」（配信の相談で）

あるあるなのは、サブ会場のほうが盛り上がることです。小さな部屋に人が詰まり、登壇者との距離が近い。予想以上の人が集まって、急いで椅子を足すことになります。メインの会場が少しさみしく見えるのも、よくある光景です。

似た言葉との違い

サブ会場は「部屋」の呼び方で、分科会やブレイクアウトセッションは「その部屋で行う会」の呼び方です。サブ会場で分科会を開く、という言い方になります。メイン会場は、全員が集まる始まりと終わりに使い、サブ会場は、選んで参加する時間に使う。この分け方を決めておくと、どの話をどちらの部屋に置くかで迷いにくくなります。

実務で気をつけること

• 部屋の大きさを、テーマの人気で決める：サブ会場は小さめの部屋が多く、人気のテーマを入れると入りきりません。申込のときに聞きたいセッションを選んでもらうと、部屋の割り当てを決めやすくなります。
• 移動の時間をとる：メイン会場とサブ会場の間の移動には、思ったより時間がかかります。セッションの間に、移動の時間を置いてタイムテーブルを組みます。
• 案内を、迷わない形にする：部屋の名前、場所の地図、入口の看板。初めて来た会場では、来場者は迷います。案内の担当を部屋の近くに1人置くと、迷う人がぐっと減ります。
• 部屋ごとに責任者を決める：時間の管理、機材の不具合、満席のときの判断。サブ会場にも、その部屋のことを決められる人を置きます。全体の進め方はイベント進行表の作り方にまとめています。
• 録画や配信をするかを、部屋ごとに決める：メイン会場だけ録画する、という形は多いです。サブ会場のセッションも見たかった、という声に、どう応えるかを先に決めておきます。
• 部屋の名前を、覚えやすくする：「ルームA」「第2会場」など、会場の中の表示と案内の資料で同じ名前を使います。会場側の部屋の呼び方と、催しの中での呼び方が違うと、来場者もスタッフも迷います。