会議改善研修とは？内容・効果の測り方・費用研修会社に聞きたい5つのこと

会議の進め方を変えたいと思って、本を読んだり、議題の書き方を工夫したりしてみた。でも、次の週にはいつもの会議に戻っている。そんな経験のある方は多いと思います。

会議には何人もの人が出ていて、進め方はその全員で決まります。進行役が一人で議題を書き直しても、ほかの人が前と同じように報告から話し始めれば、会議は元の形に戻ります。進め方を変えるなら、同じ会議に出ている人がそろって同じ型を持つ必要があります。

この記事は、会議改善研修を検討している人事・経営企画の方や、自分のチームの会議を変えたいマネージャーの方に向けて書きました。研修で受講者が何をするか、研修のあとに何を確かめればいいか、費用の目安、研修会社や講師に聞いておきたいことの順にまとめます。例には、hytenの会議改善研修（3時間）の中身を使います。

会議改善研修とは

会議改善研修は、会議の進め方を型として学び、自分たちの会議で使えるように練習する研修です。

扱うのは、会議の始め方から終わり方までの手順です。その回に何を決めるのかを1行で書く、議題を「決めること」で書く、誰がどうやって決めるかを話す前に決める、終わる前に決まったことを確かめる、といったことです。聞けば当たり前に思えることばかりですが、毎週の会議で続けるのは意外と難しいものです。研修では、型を聞くだけで終わらせず、自分たちの会議の議題を書き直して、進行役もやってみるところまで進めます。

似た研修や取り組みと並べると、違いはこうなります。

会議の棚卸しは研修ではなく、部署の会議を全部書き出して、やめる・まとめる・短くするを決める取り組みです。手順は会議を減らす方法にまとめました。会議改善研修のなかでも、自分たちの定例を見直すときに、やめてもいい会議がないかを洗い出します。

会議改善研修で、受講者がやること

hytenの会議改善研修（基礎編）は3時間で、次の流れで進めます。

座学で扱う5つの型の中身は、定例会議の進め方に書いています。研修の組み立てで大事にしているのは、次の3つです。

題材は、自分たちの会議にする

架空の会議の事例で練習すると、研修の場ではうまくできても、職場に戻ったときに、自分の会議のどこをどう書き直せばいいかを一から考えることになります。そこでワークショップの時間に、ふだんの定例会議の招待や議題を持ち込んでもらい、その場で書き直します。書き直したものは、次の週の会議でそのまま使えます。

全員が一度は進行役をやる

型は、聞いただけでは使えるようになりません。ロープレ（ロールプレイング）では進行役を順番に交代するので、班の全員が一度は進行役として会議を回します。見ている人はチェックリストを手元に置き、気づいたことを進行役に返します。見る側に回ると、どの一言で話が戻ったのかを外から確かめられます。営業の商談の聞き方を同じようにロープレで練習するときの組み方は、ロールプレイング研修の進め方にまとめています。

次に試すことを、1つに絞る

5つの型を次の週から全部始めようとすると、準備が重くなって続けにくくなります。研修の最後に、次の会議で試すことを1つだけ決めて、班のなかで宣言します。たとえば「次の定例では、招待の1行目にその回に決めることを書く」のような大きさです。

研修の形：基礎編と応用編、対面とオンライン

研修を頼むときは、内容・場所・人数の3つを決めます。

基礎編は、決まる会議の型を身につける回です。応用編では、話が脱線したときや意見がぶつかったときなど、難しい場面の進め方を、ロープレを中心に練習します。進行役の技術を集中して練習したいときは、応用編がそれにあたります。

対面でもオンラインでもできます。オンラインのときは、ブレイクアウトルームで3〜4人の班に分かれて、進行役を交代しながら練習します。ふだんの会議がオンライン中心なら、オンラインで練習したほうが、そのまま職場で使えます。

人数の目安を1回20名くらいまでにしているのは、ロープレの時間をしっかりとるためです。年間の契約はなく、基礎編を受けてから、続けるかどうかを決めていただけます。

研修のあとに、何が変わっていればいいか

研修を頼む前に決めておきたいのが、研修のあとに何が変わっていてほしいかです。会議改善研修なら、受講者の知識より、次の会議のやり方が変わっていてほしいはずです。たとえば、次のようなことです。

• 会議の招待の1行目に、その回に決めることが書かれている
• 議題が「〜の件」ではなく、「〜を決める」の形で書かれている
• 会議の最初に、ゴールと議題と決め方が読み上げられている
• 終わる前に、決まったことと、誰がいつまでに何をするかが確かめられている
• やめた会議、短くした会議がある

どれも、外から見て分かる行動です。「会議の質を上げたい」のような書き方だと、研修のあとで変わったかどうかを確かめようがありません。研修会社や講師に相談するときも、この形で伝えると、内容を自社に合わせてもらいやすくなります。

会議改善研修の効果の測り方

研修の効果は、終わった直後の満足度だけでは分かりません。満足度が高くても、次の会議が前と同じなら、何も変わっていないことになります。見るのは、行動が変わったかどうかです。

hytenの会議改善研修では、次の3つの時点で確かめています。

1か月後のアンケートで「まだ試していない」という答えがあったら、試せなかった理由も聞いておくと役に立ちます。決める人が会議にいなかったのか、議題を書く時間がなかったのかで、次に手を入れるところが変わるからです。

会議の数や長さも変えたいときは、研修の前と後で、部署の会議にかかっている延べ時間（会議の時間×出ている人数）を比べる方法もあります。計算のしかたは会議を減らす方法に書きました。

会議改善研修の費用の目安

hytenの会議改善研修は、3時間で20万円（税別）です。基礎編・応用編とも同じ料金で、次のものを含みます。

• 事前の打ち合わせ（30分ほど。いまの会議の困りごとを伺い、内容を合わせます）
• 3時間の研修（座学・ワークショップ・ロープレ）
• 1か月後のアンケートと、結果のまとめ

人数が20名くらいを超えるときは、補助の進行役をつける（別途お見積り）か、回を分けるかをご提案します。対面のときは、交通費を別にいただきます。

研修の料金は、当日の時間だけで決まるものではありません。事前に内容を合わせる打ち合わせや、研修のあとの確かめまで入っているかどうかで、同じ3時間でも中身が変わります。ほかの研修会社や講師と比べるときは、金額より先に、何が含まれているかをそろえてください。見積もりで確かめることは研修講師の探し方と頼み方にまとめています。

研修会社・講師に聞きたい5つのこと

会議改善研修を頼む前に、研修会社や講師に次の5つを聞いてみてください。

1. 自分たちの会議を題材にできますか：ふだんの定例会議の議題や招待を持ち込んで、研修のなかで書き直せるかを聞きます
2. 受講者が進行役をやる時間は、どのくらいありますか：ロープレの時間と、一人が進行役を何回やるかを聞きます。座学が中心だと、一度も会議を回さないまま職場に戻ることになります
3. 事前に、いまの会議の困りごとを聞いてもらえますか：報告で時間がなくなるのか、決める人がいないのか、決まったことが動かないのかで、強めに扱う型が変わります
4. 研修のあと、何を確かめてもらえますか：満足度の集計だけか、次の会議で試したかまで確かめるのかを聞きます
5. 人数が多いときは、どうしますか：講師1人で班を回りきれないと、進行役に気づいたことを返す時間が減ります。回を分けるのか、補助の進行役をつけるのかを聞きます

よくある質問

ファシリテーション研修とは、何が違いますか？

ファシリテーション研修は、進行役の技術を上げる研修です。会議改善研修は、会議の進め方そのものを型にして、会議に出る人が同じ型を持てるようにする研修です。進行役がうまくても、議題がテーマだけで書かれていたり、誰が決めるのかがはっきりしていなかったりすると、会議は決まりません。hytenでは、話がそれたときや意見がぶつかったときの進め方は、会議改善研修の応用編で練習します。当日の進行の技術はファシリテーションのコツにも書いています。部門の利害がぶつかる場や経営合宿のように、社内の人が進めにくい場の進行を外に頼むときは、外部ファシリテーターの選び方と費用を参考にしてください。

誰が受けるとよいですか？

会議を進めることが多いマネージャーやリーダーの方が中心です。全社の会議を変えたい場合は、人事や経営企画の方も一緒に受けていただくと、研修のあとで社内に広げる段取りを決めやすくなります。同じ定例会議に出ているメンバーがそろって受けると、ワークショップで書き直した議題を、次の週の会議でそのまま使えます。

社内の講師で続けることはできますか？

できます。社内の講師が進める前提で、プログラムの設計・教材・進行の手引き・効果測定の方法までを一式でお渡しする形があります。部署ごとに何回も開きたいときは、この形のほうが続けやすいと思います。まず1つの部署で研修を受けてみて、そのあと社内の講師で続けるかどうかを決める形でもかまいません。

まとめ

• 会議改善研修では、会議の進め方を型として学び、自分たちの会議を題材に練習する
• hytenの基礎編は3時間。座学で5つの型を学び、自分たちの定例会議を書き直し、3〜4人の班で進行役を交代しながらロープレをする
• 研修のあとに変わっていてほしいことは、「議題が『決めること』で書かれている」のように、外から見て分かる行動で書いておく
• 効果は満足度ではなく、研修の前・最後・1か月後の3つの時点で、行動が変わったかで確かめる
• 費用は、何が含まれているかをそろえてから比べる。hytenの会議改善研修は3時間で20万円（税別）で、事前の打ち合わせから1か月後のまとめまで入っている
• 依頼の前に、自分たちの会議を題材にできるか、受講者が進行役をやる時間がどれだけあるかを聞く

hytenの会議改善研修は、座学・ワークショップ・ロープレ込みの3時間のパッケージです。海外で行われている会議改善のやり方も取り入れながら、日本の会議でそのまま使える形にしています。自社の会議をどこから変えればいいか相談したい方は、会議改善研修の相談フォームからどうぞ。