6分で読める
イベント企画書の書き方社内で通る1枚の構成と記入例
企画を任された方へ：はじめての立ち上げキット（無料テンプレート） →
「まず企画書を出して」と言われて、手が止まる。何枚書けばいいのか、どこから書けばいいのか、何を書けば通るのか——はじめて自社でイベントを企画する担当者が、最初にぶつかる壁です。
企画書づくりで迷う理由の多くは、書くことを「イベントの中身」から考えてしまうことにあります。プログラムや会場から書き始めると、決裁する人が知りたいことに答えられず、何度も差し戻されます。
この記事では、社内で通るイベント企画書を、1枚にまとめる書き方を整理します。カンファレンス・セミナー・ウェビナー・ユーザー会のどれにも使える形です。
企画書は、決裁する人が知りたい3つから書く
決裁する人が企画書を読むときに知りたいのは、プログラムの細部ではありません。次の3つです。
- なぜ、いまやるのか（事業のどの課題に効くのか）
- 誰に来てもらうのか（その人が来ると、何が起きるのか）
- 終わったら、何が変わっているのか（商談、継続の利用、お客様どうしのつながりなど）
この3つが1枚目の上に書いてあれば、残りの欄は「そのためにどうやるか」として読んでもらえます。逆にここが抜けていると、どれだけプログラムが良くても「で、何のため？」と聞き返されます。
3つめがいちばん書きにくく、いちばん大事です。「開催の翌月に、誰がどう動いていたら成功か」を一文にしてください。成果の測り方はイベントの効果測定で詳しく扱っています。
1枚に入れる8つの欄
企画書は、A4かスライド1枚に、次の8つの欄を並べる形がおすすめです。
| 欄 | 書くこと | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 目的 | なぜ、いまやるのか | 事業の課題の言葉で書く。「認知拡大」より「新しい業界のお客様との接点がない」 |
| 参加者像 | 誰に来てほしいか | 業種・役職・いまの困りごとまで。「誰でも歓迎」は書かない |
| 成果の指標 | 終わったら何が変わるか | 場の指標（来場・満足度）と、成果の指標（相談・次回参加）を1つずつ |
| プログラム | 話す順番と時間の配分 | 登壇の中身より、参加者が何を持ち帰るかの順で並べる |
| 集客の道筋 | どうやって来てもらうか | 誰のリストに、いつ、何回案内するか |
| 体制と役割 | 誰が何をするか | 当日の役割（受付・進行・登壇者の対応・記録）を人の名前で |
| 日程 | いつまでに何を決めるか | 開催日から逆算して、決める日を並べる |
| 2回目へ | 続けるための仕掛け | 次回の予告、アンケートの使い道、続けるかの判断の時期 |
8つめの「2回目へ」は、ほとんどの企画書に書かれていません。ここがあると、決裁する人に「単発の催しではなく、続く施策だ」と伝わります。
日程の欄は、無料のイベント準備スケジュール表で開催日を入れると、そのまま書き写せる形で出せます。8つの欄を埋めるための記入例つきの1枚は、はじめての立ち上げキットで配っています。
記入例：自社のセミナー
架空の例です。自社の製品を使い始めたお客様に向けた、会場でのセミナーを想定しています。
| 欄 | 記入例 |
|---|---|
| 目的 | 導入したお客様の活用が、最初の3か月で止まりやすい。活用の進んだ使い方を直接伝える場がない |
| 参加者像 | 導入して半年以内のお客様の、現場の担当者。社内で使い方を広める役の人 |
| 成果の指標 | 場の指標＝来場した人の満足度。成果の指標＝終了後に個別の相談を申し込んだ人の数 |
| プログラム | 活用の進んだお客様の話 → 使い方の実演 → 参加者どうしで話す時間 → 個別相談の案内 |
| 集客の道筋 | 担当の営業から個別に声をかける。案内メールは6週間前・3週間前・1週間前の3回 |
| 体制と役割 | 受付＝Aさん、進行＝Bさん、登壇者の対応＝Cさん、記録とアンケート＝Dさん |
| 日程 | 2か月前にテーマと登壇者を決める。6週間前に告知を始める。3日前にリハーサル |
| 2回目へ | アンケートで次に聞きたいテーマを集め、3か月後に第2回。続けるかは2回終えて判断 |
記入例：ユーザー会の第1回
同じく架空の例です。お客様どうしが集まる会を、はじめて開く場合を想定しています。
| 欄 | 記入例 |
|---|---|
| 目的 | お客様の声を聞く場が、営業の個別の打ち合わせしかない。お客様どうしで使い方を教え合う関係もない |
| 参加者像 | 製品を使っている会社の、日常の運用を担う担当者。同じ悩みを話せる相手を探している人 |
| 成果の指標 | 場の指標＝次回も参加したい人の割合。成果の指標＝第2回の運営を手伝ってくれる人が何人出るか |
| プログラム | 開会と会の目的 → お客様1人の話 → テーブルごとの対話 → 全体での共有 → 次回の予告 |
| 集客の道筋 | 公開せず招待から。中心になってくれそうなお客様に先に声をかけ、その人から紹介してもらう |
| 体制と役割 | 事務局＝マーケティング、テーブルの進行役＝カスタマーサクセス、司会＝事務局の責任者 |
| 日程 | 3か月前に目的と体制を決める。10週間前に中心のお客様に話を聞く。6週間前に招待を始める |
| 2回目へ | 当日に次回の日程を予告する。終了後1週間で、中心のお客様と振り返る |
ユーザー会の第1回の組み立て方は、コミュニティの第1回（発足イベント）の設計で詳しく扱っています。
稟議で聞かれる質問と、先に書いておく答え
企画書を出すと、だいたい同じ質問が返ってきます。先に答えを書いておくと、差し戻しが減ります。
「費用に見合うのか」 成果の指標の欄で答えます。来場者の数ではなく、相談・次回の参加など、事業に近い数字を置いておくと説明しやすくなります。費用の内訳と予算の組み立て方はカンファレンス開催の費用を参考にしてください。
「なぜ、うちがやるのか」 目的の欄で答えます。ほかの手段（営業の訪問、資料の送付、ウェビナー）ではなく、人が集まる場でなければできないことを一文で書きます。
「人手は足りるのか」 体制と役割の欄で答えます。当日の役割を人の名前で書いておくと、「誰がやるの？」と聞かれずに済みます。足りないところは、運営を任せる前提で書いても構いません。
「うまくいかなかったら？」 2回目への欄で答えます。何回やって、何を見て続けるかを決めるのかを書いておくと、「試してみる」ことへの合意が取りやすくなります。
セミナー・ウェビナーの企画書で変えるところ
8つの欄は同じですが、重さが変わります。
- セミナー・ウェビナー：集客の道筋とタイトルが成否を分けます。テーマとタイトルの決め方はセミナーの企画から集客までを参考にしてください
- ユーザー会：参加者像と2回目への欄が中心になります。1回で終わらせない前提で書きます
- カンファレンス：体制と役割、日程の欄が厚くなります。準備期間が半年ほどになるので、決める日を細かく並べます
よくある質問
企画書は何枚がいいですか？
1枚と、必要なら別紙がおすすめです。1枚目に8つの欄を並べ、予算の内訳やプログラムの詳細は別紙に回します。決裁する人は1枚目しか読まないことが多いので、判断に必要なことは1枚目に置いてください。
予算はどこまで書けばいいですか？
総額と、大きな費目だけで十分です。会場・飲食・配信・印刷物・運営の人手、くらいの粒度で並べます。細かい見積もりは、決裁が下りてから詰めます。
書いた企画書を、誰かに見てもらえますか？
社内に経験者がいなければ、外の目を入れるのも手です。hytenでは、書きかけの企画書を見ながらの30分の無料相談もお受けしています。
まとめ
- 企画書は、なぜいまやるのか／誰に来てもらうのか／終わったら何が変わるのかの3つから書く
- 1枚に、目的・参加者像・成果の指標・プログラム・集客の道筋・体制と役割・日程・2回目への8つの欄を並べる
- 「2回目へ」の欄があると、単発の催しではなく続く施策として読んでもらえる
- 稟議で聞かれる「費用・なぜうちが・人手・失敗したら」は、8つの欄で先に答えておく
8つの欄の記入例つきの1枚ははじめての立ち上げキットで、開催日から逆算した日程はイベント準備スケジュール表で、どちらも無料で使えます。企画から当日、2回目からの運営まで任せたい場合は、イベント初開催支援・運営代行をご覧ください。
自社の場合はどうだろう？と思ったら。
予約はカレンダーから空き枠を選ぶだけ。日程が決まっていなければフォームからでも大丈夫です。
構想段階の壁打ちでも歓迎です。売り込みはしません。